Digitalisierung der Verwaltung

Digitalisierung ist schon lange kein einzelnes Thema mehr …

… sondern eine ständige Aufgabe, die – mal für den einzelnen Fachbereich, mal fachbereichsübergreifend für die gesamte Verwaltung – eine immer größer werdende Rolle spielt und eine Verwaltung täglich beschäftigt.

Spätestens mit den besonderen Herausforderungen durch Corona hat die Digitalisierung enorm an Geschwindigkeit zugenommen. Die Wichtigkeit und das Gewicht dieser Entwicklung wird unter anderem daran sichtbar, dass unsere IT-Abteilung in den letzten Jahren bereits eine Vollzeitstelle mehr erhalten hat und die Entwicklung hier noch nicht abgeschlossen ist.

Ich möchte den aktuellen Stand und die zukünftige Entwicklung anhand von einigen ausgewählten Beispielen aufzeigen:

1. Ende 2025 haben wir damit begonnen, unser IT-Konzept zu erneuern. In dem Wissen, dass auch dieser Prozess in ca. fünf Jahren wieder überarbeitet werden muss, verfolgen wir die Ziele, das Netzwerk zu segmentieren, die Datensicherung zu verbessern und über eine externe redundante physische Datensicherung sowie neu konfigurierte Firewalls zu verfügen.
   
   
2. Die Bauplattform für den digitalen Bauantrag wurde bereits 2024 mit einjähriger Übergangsfrist begonnen. Seit 2025 werden alle klassischen Verfahren der Bauaufsicht grundsätzlich digital abgewickelt. Mittlerweile hat der erste Dienstleister die Zusammenarbeit schon wieder gekündigt und der Umzug auf eine neue Plattform hat im Oktober 2025 begonnen. Parallel dazu führen wir digitale Lösungen zur mobilen Bauabnahme sowie Straßenkontrollen ein.
   
   
3. Durch unser OZG-Portal als eine zentrale, digitale Verwaltungsplattform ermöglichen wir unseren Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen, Behördengänge komfortabel online zu erledigen. Hier haben wir bisher jede Frist zur Einführung einzelner digitaler Angebote eingehalten und arbeiten eng mit dem Landkreis zusammen. Die Zahl der Leistungen, die digital angeboten werden, steigt genau wie die Zahl der Nutzenden ständig. Von 2023 – 2025 sind die Fallzahlen von 1377 auf 1936 angestiegen.
   
   
4. Die Digitalisierung des Bauhofes befindet sich in der 2. Ausschreibung mit einem aktualisierten Leistungsverzeichnis. Ziel ist hier die vollständige Digitalisierung und Optimierung der Arbeitsabläufe von der Auftragserfassung über die Leistungserbringung bis zur Abrechnung.
   
   
5. Behördenintern soll ein Mitarbeitendenportal inkl. digitalisierter Zeiterfassung erstellt werden, an das nach und nach auch alle Außenstellen angebunden werden sollen. Ziel ist es, die Zeiterfassung direkt in die Lohnbuchhaltung zu integrieren und Reisekostenabrechnungen digital zu ermöglichen. Hier ist die Markterkundung abgeschlossen.
   
   
6. Die EfA (Einer-für-alle- Wohnsitzanmeldung) ist ein digitaler Service, mit dem der Wohnsitz nach einem Umzug komplett online und ohne Behördengang umgemeldet werden kann. Sie ist bereits installiert, implementiert, geschult und bekanntgemacht. Genutzt wird sie aber bisher von den Bürgerinnen und Bürgern nicht, was daran liegen könnte, dass Voraussetzung für die Nutzung eine Bund-ID (ermöglicht eine Online-Ausweisung) ist.
   
   
7. Die digitale Erfassung aller Anmeldungen für Kitas mit der Möglichkeit, Doppelanmeldungen herauszufiltern, ist das Ziel unserer Kita-Online-Software. Leider haben Probleme mit externen Dienstleistern bezüglich der Schnittstellen immer wieder zu Verzögerungen geführt. Wir gehen nunmehr aber von einem Start zum Kita-Jahr 2026 aus.
   
   
8. An der Einführung eines digitalen Dokumenten-Management-Systems arbeiten wir bereits seit Juli 2025 und befinden uns derzeit im Ausschreibungsverfahren. Die Vergabe soll bis Ende des Jahres erfolgen, danach erfolgt dann die schrittweise Einführung.

Zusätzlich nutzen wir ein Angebot des Landes Niedersachsen zu einer umfassenden (360 Grad) Analyse der Digitalisierung in Stadthagen.

All diese Beispiele zeigen, dass die Digitalisierung einer Verwaltung eine komplexe Angelegenheit ist. Zunächst einmal müssen in den Prozess viele finanzielle Ressourcen und viel zusätzliche Arbeitskraft investiert werden, bevor am Ende durch eine gesteigerte Effizienz auch profitiert werden kann. Hier ist eine sorgfältige Abstimmung zwischen den beteiligten Fachbereichen erforderlich. Wir sind in Stadthagen auf einem sehr guten Weg, was auch daran liegt, dass wir Mitarbeitende haben, die die Skeptiker mitreißen und überzeugen können, den Weg mitzugehen.

Auch der Einsatz von KI in einer Verwaltung ist nicht mehr aufzuhalten und im Grunde Teil der Digitalisierung geworden. Der Einsatz erfolgt bereits bei der Erstellung, Zusammenfassung oder Prüfung von Texten oder Tabellen. Aktuell prüfen wir den Einsatz von KI gerade bei der Erstellung von Protokollen. Hier können im Einzelfall schneller Zeitersparnisse und damit eine höhere Arbeitseffizienz erzielt werden als bei vielen „klassischen“ Digitalisierungsprozessen, die oft viel Vorarbeit erfordern. Aber auch hier muss es Regeln und Grenzen geben. Für den Einsatz von KI ist das beispielhaft die Fähigkeit, ein KI-generiertes Ergebnis mit dem eigenen Fachwissen zu bewerten und zu kontrollieren.

Digitalisierung und KI sind daher im Ergebnis zwei immer wichtiger werdende Bestandteile der Entwicklung einer Verwaltung, die an Bedeutung ständig zunehmen werden.

Mein Ziel ist es, diese Entwicklung voranzutreiben und dabei gleichzeitig darauf zu achten, dass kein Mitarbeitender den Anschluss an oder die Motivation für diese Themen verliert. Denn letztendlich sind es die Mitarbeitenden, die diese Themen in die Zukunft tragen müssen.